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Télétravail : stockage, partage, visioconférences. Les outils indispensables

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Les outils du télétravail

Les outils de télétravail chez Cognix Systems

Le télétravail Cognix Systems

La situation sanitaire actuelle nous a poussés, ainsi que toutes les sociétés, à réorganiser nos habitudes de travail. Le confinement a imposé le télétravail et des gros changements pour beaucoup. Il faut dire que quand on n’est pas habitué à cette méthode de travail, l’aménagement peut être plus que contraignant.

 

Chez Cognix Systems, nous avons deux avantages pour faire face à cette dynamique imposée. Le premier c’est que le télétravail fait partie de nos habitudes de travail. Nos collaborateurs, au bout d’un an, peuvent, s’ils le souhaitent, travailler une ou deux fois par semaine depuis chez eux. De ce fait, nous sommes équipés et disposés au télétravail naturellement. Le deuxième avantage, c’est que nous utilisons tous les jours des solutions techniques qui nous permettent de passer du télétravail au travail présentiel en agence en un clin d’œil ou plutôt avec un simple clic.

 

C’est pourquoi, le 16 mars 2020, lorsque le président français a annoncé le confinement obligatoire et donc l’imposition du télétravail, chez nous il n’y a pas eu d’affolement ou des gros changements perturbateurs.  Nous étions prêts techniquement pour affronter le télétravail, nous nous sommes équipés et nous sommes partis poursuivre nos dossiers chez nous avec un impact minimum sur nos clients et leurs projets.

 

Grâce à cette organisation qui n’est pas nouvelle pour nous, et au travail en équipe, Cognix Systems a décidé de prolonger le télétravail jusqu’au moins début octobre 2020. Tout d’abord, parce que le bien-être des collaborateurs est un enjeu majeur au sein de la société et qu’en plus, c’était le souhait de la majorité. Ensuite, pour éviter les déplacements et donc les rapprochements non-nécessaires entre personnes qui peuvent accélérer la propagation du virus.

 

Nous sommes satisfaits de ces aménagements et souhaitons partager avec vous les trois outils de travail quotidien qui nous ont permis de nous adapter au télétravail prolongé rapidement et garantir la continuité des projets en cours ainsi que les ceux qui arrivaient.

C’est une préoccupation majeure au sein des sociétés. Les données sont plus la plupart confidentielles et méritent un traitement spécial dans ce cas où elles doivent quitter les 4 murs de nos agences. C’est pourquoi, le stockage et partage des informations est la première difficulté rencontrée par les sociétés lors de la mise en place du télétravail. Les dossiers des clients, avec des éléments nécessaires à l’avancée des projets, se retrouvent coincés dans le disque dur d’un ordinateur.

 

Notre solution : nous stockons tous nos documents sur le « nuage » Cognix Cloud. Nos données sont disponibles en ligne (partout où nous avons une connexion Internet et depuis n’importe quel dispositif) et en local pour nous permettre d’y accéder même en nous déplaçant ou en changeant d’ordinateur.

 

De plus, cette solution nous permet de partager des dossiers entre collègues et aussi avec les clients. Le tout avec un maximum de sécurité pour nous garantir la confidentialité des informations.

Les relations de proximité au sein des équipes

La mise en place prolongée du télétravail peut avoir un impact très important dans les relations de proximité entre collaborateurs. Surtout si les seuls canaux de communication mis à disposition sont le mail et le téléphone.

 

En étant physiquement dans les agences, on pouvait se déplacer directement dans les bureaux des autres pour transmettre un court message ou avoir une discussion rapide et décontractée, qu’il s’agisse d’un sujet professionnel ou non.

 

Notre solution même avant le télétravail prolongé a été de mettre à disposition un chat interne. Il nous permet d’adresser des messages entre 2 collègues ou entre équipes de travail. Rocket.Chat nous permet de renouer le lien entre salariés malgré les distances.

Se réunir malgré la distance

Les réunions d’équipes font partie de l’organisation de travail. Nécessaires, voire incontournables, pour certaines sociétés, le télétravail demandé de trouver des nouveaux outils et solutions pour pouvoir continuer à se réunir malgré la distance physique.

 

Notre solution : Depuis 2016, nous avons choisi le logiciel Jitsi Meet. Il nous permet d’avoir des réunions d’équipes, mais aussi des rendez-vous avec nos clients et même de proposer des formations à distance pour nos clients. C’est un outil sécurisé et de facile utilisation pour les visioconférences avec le partage de son, image et même d’écran, ainsi qu’un chat. Si vous souhaitez vous en servir, nous vous conseillons 5 astuces pour une meilleure utilisation.

 

Dans tous les cas, il n’est jamais trop tard pour s’équiper et s’habituer au télétravail, il suffit d’avoir les bons outils. Et qui sait, vous l’adopterez peut-être pour après…

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Cognix Hosting est le service d’hébergement et infogérance de la SSII Cognix Systems, créée en 2002.

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